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你真的很忙嗎?如何進(jìn)行時間管理

來源:網(wǎng)絡(luò)資源 文章作者:奧數(shù)網(wǎng)整理 2019-04-28 15:34:37

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  我們可以說,時間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新等這些看似更為炫目的管理議題,甚至更為重要。

  “時間管理”的3個關(guān)鍵問題:

  ·什么事是必須做的?

  ·如何看待他人?

  ·如何統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時間?

  “你很忙嗎?”我問這個問題得到的答案驚人地一致——忙,通常是有氣無力的回答。我們身處一個異常忙碌的社會,不管是管理者,還是所謂知識工作者或?qū)I(yè)人士,每個人都非常忙碌。

  實際上,這背后有三種忙碌:一種是忙碌,但尚未學(xué)會管理自己的時間,這些人常常會感覺被近乎瘋狂的時間表逼瘋;一種是忙碌,但已經(jīng)學(xué)會應(yīng)對與取舍;第三種則是假裝出來的忙碌,因為我們幾乎已經(jīng)開始把忙與成功、閑和失敗聯(lián)系到一起。

  “你很忙嗎?”經(jīng)常被當(dāng)作寒暄的話,但很少有人意識到需要重視它背后的“時間管理”。很多時候,時間管理不是被視為一種初級技能,就是被歸入到勵志的范疇,認(rèn)為主要是精神因素在起作用。在管理領(lǐng)域,勵志的名聲一直不是很好,被認(rèn)為是巫術(shù)一樣的小把戲。

  現(xiàn)在,我們必須給予時間管理以應(yīng)有的重視,我們可以說,時間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新、領(lǐng)導(dǎo)力這些看似更為炫目的管理議題,甚至更為重要。

  不論戰(zhàn)略、創(chuàng)新、運營都需要由人去做,也就是說,投入他們的時間和精力。對于管理者和專業(yè)人士來說,最大的約束就是時間,他們只有那么多時間。通常,我們沒法通過雇傭更多的人來獲得更多的時間。管理層如果太多的話,他們可能會相互妨礙工作,因而不得不花大量的時間去處理摩擦與沖突,管理層太多也會阻礙信息的流通。

  對于專業(yè)人士來說,更多的人意味著更多的溝通成本,在人數(shù)超過一個很小的數(shù)目時,就變得弊大于利了。工廠可以雇傭更多的工人來增加產(chǎn)量,數(shù)量可以是幾千甚至上萬,但對于軟件開發(fā)團(tuán)隊、咨詢項目團(tuán)隊,十個人幾乎已經(jīng)是團(tuán)隊規(guī)模的極限(這里指的是為完成一個具體任務(wù)一起工作的團(tuán)隊)。

  在過去,在組織的視線中,沒有時間管理,當(dāng)然思維中也沒有 學(xué)習(xí)方法指導(dǎo)。時間管理被認(rèn)為是個人問題,個人應(yīng)自己去進(jìn)行時間管理,自己去發(fā)展時間管理技能。在現(xiàn)在,“除了任務(wù)目標(biāo)之外,讓知識工作者自己決定有關(guān)工作的一切”這一趨勢更使得組織放棄自己在時間管理上的職責(zé)。組織至多是在任務(wù)分配時會考慮一下每個人的時間應(yīng)用情況,這不僅和戰(zhàn)略無關(guān),甚至被認(rèn)為是最低層次的問題。對于技術(shù)知識、管理技能,組織從未持這樣的看法。在這些方面,它們采用內(nèi)部培訓(xùn)、輔導(dǎo)制度(coach)、派員工參加外部課程等方式幫助員工提升自身能力。

  瓶頸管理理論認(rèn)為,改善績效的最佳方法不是改進(jìn)每個環(huán)節(jié)、每個步驟,而是改進(jìn)“瓶頸”(最大的約束因素),因為系統(tǒng)的整體績效取決于瓶頸。時間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素,更重要的是,過分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài),可能忙得沒有時間思考,可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導(dǎo)致嚴(yán)重的問題——失去他們,離開或變得“無能”。

  如何進(jìn)行時間管理

  給予應(yīng)有的重要地位,時間管理就已經(jīng)解決了一半。接下來,我們不是討論具體工具和細(xì)節(jié),

  而是關(guān)注時間管理的一個重要前提準(zhǔn)備與三個關(guān)鍵問題。實際上,由于時間管理是一個每天都要進(jìn)行的活動,復(fù)雜的工具只會讓人們在短暫的使用之后放棄。瓶頸管理的提出者高德拉特對所有復(fù)雜的解決方案都心存懷疑:“復(fù)雜的解決方法是行不通的。”只有直達(dá)問題核心,也就是聚焦于關(guān)鍵問題,才能進(jìn)行有效的時間管理。

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